19.09.2007

Jak przygotować bazę do wykonywania statystyki i rejestracji

Do pakietu MAK4.3a, do opcji WYPOŻYCZALANIA (wywoływanej z głównego menu) wprowadzono dwie nowe opcje:
  • STATYSTYKA
  • REJESTRACJA
    Obie te opcje przyjmujš różne założenia, przede wszystkim dotyczšce bazy czytelników, a w szczególnoœci że:
  • jest zgodna ze strukturš bazy czytel-w (dostarczanej wraz z pakietem)
  • jest umieszczona w katalogu MAKNASZE
  • zawiera specjalnš makrooperację o numerze 1
    Poniżej omówiono co zrobić, jeœli te założenia nie sš spełnione. Ponieważ data rejestracji gra głównš rolę w opcji REJESTRACJA i jest bardzo ważna w opcji STATYSTYKA, zostanie ona teraz dokładnie omówiona.

    Data rejestracji

    W bazie czytelników powinno być wyróżnione podpole, do którego wpisuje się (w postaci rrrr.mm.dd, ważne sš pierwsze cztery znaki) datę rejestracji czytelnika w danym roku; różne biblioteki różnie interpretujš tę datę: pierwsze wypożyczenie w tym roku, pierwsza operacja (wypożyczenie, zwrot lub prolongata) w tym roku, lub tylko pierwsze pojawienie się w tym roku. Przyjęte procedury zakładajš, że data rejestracji jest wpisana do pola 033/d. Aby program WYP rozumiał tę datę w odpowiednim bazospisie musi być opcja R="033/d". Wpisanie tej opcji powoduje, że program WYP przy każdym wywołaniu dokumentu czytelnika sprawdza, czy we wskazanym podpolu jest data zgodna z bieżšcym rokiem; jeœli nie jest zgodna program może:
  • zasygnalizować ten fakt komunikatem "karta nieaktualna",
  • dopisać numer dokumentu czytelnika do zbioru o takiej nazwie jak baza i rozszerzeniu .zaz; zbiór ten jest tam, gdzie baza.
    Standardowo komunikat jest wyœwietlany; można go zablokować wpisujšc do bazospisu opcję I=W; definiowanie podpola z datš rejestracji i blokowanie komunikatu ma sens tylko wtedy, gdy informacje o nieaktualnej rejestracji wykorzystujemy inaczej. Najlepiej zapisywać numery dokumentów w specjalnym zbiorze, a potem potraktować ten zbiór jako listę zaznaczonych dokumentów i wykonać operację grupowš wpisania bieżšcej daty do podpola z datš rejestracji. Aby wpisać numer dokumentu do zbioru o takiej nazwie jak baza czytelników i rozszerzeniu .zaz należy w bazospisie wpisać jednš z poniższych opcji:
  • I=X: dopisuj tylko przy wypożyczaniu przez tego czytelnika,
  • I=Z: dopisuj przy każdym wywołaniu dokumentu czytelnika,
  • I=XZ: dopisuj przy wypożyczaniu, prolongacie i zwrocie przez tego czytelnika.

    Co zrobić aby data rejestracji działała prawidłowo:
    1. sprawdzić, czy data rejestracji znajduje się w polu 033/d; jeœli nie - wykonać czynnoœci opisane dalej,
    2. obejrzeć bazospis dla wypożyczeń (GŁÓWNE MENU → ADMINISTRATOR → Adaptacja NOWEJ WERSJI MAKa → Montaż BAZOSPISÓW → GLOBALNY - WYPOŻYCZANIE (wmenwypo)),
    3. sprawdzić, czy w bazospisie dla wypożyczeń jest opcja R="033/d" (lub inne podpole); jeœli nie ma - dopisać,
    4. sprawdzić, czy w bazospisie dla wypożyczeń sš właœciwe opcje I=W, I=X, I=Z, I=XZ, ewentualnie je dopisać lub poprawić.

    Statystyka

    Dla wykonania statystyki przyjęto następujšce założenia:
    1. data rejestracji jest zapisana w bazie czytelników w polu 033/d; jeœli data jest w innym podpolu należy poprawić następujšce skrypty: czywiekd.skr, czywiekm.skr, czywiekr.skr, czytzajd.skr, czytzajm.skr, czytzajr.skr,
    2. data urodzenia jest zapisana w bazie czytelników w polu 031/d; jeœli data jest w innym podpolu należy poprawić następujšce skrypty: czywiekd.skr, czywiekm.skr, czywiekr.skr,
    3. zawód jest zapisany w bazie czytelników w polu 021/g; jeœli zawód jest w innym podpolu należy poprawić następujšce skrypty: czytzajd.skr, czytzajm.skr, czytzajr.skr,
    4. sygnatura (okreœlajšca podział na rodzaje literatury) jest zapisana w bazie ksišżek w polu 923/s; jeœli sygnatura jest w innym podpolu należy poprawić następujšce skrypty: wyprlitd.skr, wyprlitm.skr, wyprlitr.skr,
    Uwaga: wszystkie skrypty znajdujš się w katalogu MAKGEN\SKRYPTY; dla poprawienia skryptów wywołać: GŁÓWNE MENU → WYPOŻYCZALNIA → STATYSTYKA → PRZYSTOSOWANIE SKRYPTÓW DO WŁASNYCH POTRZEB.

    Rejestracja

    Rejestracja polega na otwarciu bazy czytelników, wczytaniu listy zaznaczonych dokumntów (tej, o której napisano powyżej) i wykonaniu makroopracji wpisania daty bieżšcej do pola daty rejestracji. Wspomnianej makrooperacji zwykle nie ma w bazie, trzeba jš pobrać do bazy.

    Jak pobrać makrooperację do bazy czytelników
    1. ustalić dokładnie nazwę bazy (wraz ze œcieżkš); można to zrobić otwierajšc tę bazę i wywołujšc helpa (na górze będzie podana ta nazwa);
    2. wywołać program INI (GŁÓWNE MENU → ADMINISTRATOR → Programy pakietu MAK i inne → Uruchomienie programu INI) i podać nazwę bazy czytelników, zaakceptować jej reorganizację,
    3. wybrać kolejno F9 (opracowanie standardów ...), Shift + F3 (makrooperacje), F3 (DOPISZ), W (wczytać ze zbioru zewnętrznego),
    4. jako nazwę makrooperacji podać np. rejestrowanie czytelników,
    5. jako nazwę zbioru zewnętrznego podać ...\MAKGEN\MAKD\rej,
    Jak uruchomić procedurę rejestracji
    1. sprawdzić, czy baza czytelników znajduje się w katalogu MAKNASZE; jeœli nie - to w zbiorze MAKGEN\MAKD\2wypoz.bat, w wierszu
            call    %6MAKD\3rejestr.bat    %4    %4\..\MAKNASZE
      zamienić tekst %4\..\MAKNASZE na œcieżkę do katalogu, w którym jest baza,
    2. sprawdzić, czy baza nazywa się czytel-w; jeœli nie - to w zbiorze MAKGEN\MAKD\3rejestr.bat zamienić (dwa razy) tekst czytel-w na nazwę bazy; ponadto odpowiednio poprawić wczytanš makrooprację,
    3. sprawdzić, czy data rejestracji znajduje się w polu 033/d; jeœli nie - odpowiednio poprawić wczytanš makrooprację,
    4. sprawdzić, czy wczytana makrooperacja ma numer 1; jeœli nie - to w zbiorze MAKGEN\MAKD\3rejestr.bat zamienić M=1 na M=n, gdzie n jest numerem opracji,
    5. sprawdzić, czy bazospis globalny dla rejestracji czytelników (GŁÓWNE MENU → ADMINISTRATOR → Adaptacja NOWEJ WERSJI MAKa → Montaż BAZOSPISÓW → GLOBALNY - REJESTRACJA CZYTELNIKÓW dla wypożyczalni (bmenwyp)) opisuje właœciwš bazę czytelników, dotyczy jednej bazy czytelników i w pierwszym wierszu ma 1; jeœli nie - to w zbiorze MAKGEN\MAKD\3rejestr.bat bezpoœrednio przed tekstem {M=1,J=AB,D=2} dopisać 1; ma być 1{M=1,J=AB,D=2},
    6. sprawdzić, czy w bazie czytelników wszystkie dokumenty majš wypełnionš datę rejestracji (dla standardowej bazy pole 033/d); jeœli nie - wypełnić to podpole dowolnym tekstem, np. xxxx.xx.xx.


    Biblioteka Narodowa
    Zakład Technologii Informatycznych
    al. Niepodległoœci 213
    02-086 Warszawa